Recepção da clínica: como construir uma equipe de sucesso

Entenda como fazer este processo de seleção e crie o melhor atendimento possível aos seus pacientes

Bruna Casser

Publicitária e produtora de conteúdo no Marketing da GestãoDS
Bruna Casser

Uma clínica ou consultório não opera sem que haja uma equipe de sucesso por trás. Ela é formada, principalmente, pelas pessoas que trabalham em sua recepção. Elas possuem tarefas fundamentais para a organização e fidelização de seus pacientes.

Todas as pessoas podem se tornar pacientes em algum momento de suas vidas. No entanto, quando este momento chegar, é um desejo comum ser atendido por pessoas que estejam preparadas e entendam a situação. Assim, elas terão o melhor atendimento possível.

É neste momento que atua a equipe de sucesso da recepção de sua clínica. Apesar de existirem as mais diversas tecnologias e muito avanço na medicina, o atendimento ao paciente ainda é o mais importante. A atenção dada a ele desde a sua entrada no consultório faz toda a diferença.

Ter empatia, dar completa atenção e o tratamento adequado são alguns dos fatores. Contudo, você deve estar se perguntando, como irei construir a minha equipe de sucesso?

Neste artigo queremos trazer algumas dicas para auxiliar você, profissional da saúde, a construir a equipe de sua recepção. Antes disso, queremos deixar com você a nossa planilha para que possa avaliar seu desempenho como médico gestor! Basta clicar na imagem:

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Boa leitura!

Primeiro momento

O primeiro momento se refere à divulgação da vaga e seleção das competências que você busca nesta pessoa. Antes mesmo de iniciar a contratação, deverá entender quantas pessoas você necessita e para quais funções elas devem ser designadas.

Esta irá trabalhar no setor financeiro? Ela irá atender diretamente o paciente na recepção fazendo agendamentos e recebendo-os? Ou, até mesmo, irá organizar a comunicação interna e com os pacientes?

Esclareça, desde o início, quais as funções que serão desempenhadas e a importância deste papel em sua equipe. Também deixe bem claro os pontos referentes à competência, para isto você pode listar algumas como: comprometimento, planejamento e organização, experiências com atendimento ao cliente e, até mesmo, construção da jornada do cliente.

Você também deve escolher os meios de divulgação. Será solicitado em sites de contratação? Nas redes sociais como LinkedIn e Facebook? As redes sociais tem grande relevância, mas você poderá optar também por agências de emprego.

A partir do momento em que a sua vaga foi divulgada, você irá receber e selecionar os candidatos no momento chamado pré-entrevista. Este, seguido da entrevista, é o que iremos mostrar no próximo tópico.

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Pré-Seleção

O momento da entrevista é um dos mais importantes do processo. Ademais, para não tomar muito tempo, faça uma pré-seleção e chame para a entrevista somente algumas pessoas. Para isso, você poderá levar em conta alguns fatores:

  • Perfis com experiência na área da saúde, gestão e organização de fluxos;
  • Foco nos diferenciais: algum curso ou experiência “fora da área” podem ser interessantes;
  • Recomendação vinda de seus trabalhos anteriores ou de algum conhecido;

E não esqueça: dê um retorno a todos que se interessaram a sua vaga. Isso vai demonstrar consideração por parte da sua clínica. Além disso, irá fazer com que estas pessoas demonstram interesse novamente caso você abra alguma vaga nova.

A entrevista

Chegado o momento da entrevista, esteja aberto à conversa e busque conhecer todos os participantes.  Assim, para conquistar uma equipe de sucesso para a sua clínica, dê atenção para perguntas que façam com que os candidatos mostrem quem são.

Visto que o principal ponto é você se mostrar aberto à conversa, inicie o diálogo apresentando a empresa e, até mesmo, perguntando se a pessoa tem algum conhecimento sobre o que é. O importante é fazer com que o candidato fique tranquilo e possa demonstrar sua personalidade.

É importante não fazer perguntas rasas. Que tal buscar fazer com que o candidato ou candidata conte algum momento ou situação que já passou? Algumas pontos importantes que podem ser solicitados são:

  • Como a pessoa lidou com alguma situação fora do comum;
  • Alguma situação de trabalho em equipe em que ela se destacou;
  • Já teve algum problema utilizando tecnologias, tais quais: computadores, tablets, softwares, planilhas online;
  • Situações em que teve que superar algo que teme;
  • Assume responsabilidades, demonstra empatia, é proativo no trabalho?

Durante a entrevista, você não poderá somente se ater às perguntas. Por exemplo, a todo o momento precisará ver o comprometimento e a transparência deste candidato frente aos questionamentos. Algum dos fatores que você pode prestar atenção são:

  • O interesse do candidato: ele faz perguntas? Ele comenta ou somente responde às perguntas?
  • Após você deixar clara as funções designadas pela vaga, qual foi a sua reação?
  • O candidato demonstra uma boa comunicação? Ele tem aptidão para o uso de tecnologias? 
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Equipe Contratada

Após escolher os candidatos que melhor se aplicam ao dia a dia de sua clínica, você terá outros passos a seguir. A partir disso, será necessário prepará-los para o trabalho específico em sua clínica. Para isto, é necessário fazer um treinamento.

Portanto, para este momento, será necessário até mesmo uma imersão sobre qual a sua persona, os momentos da jornada de seus pacientes e como utilizar o seu software de agendamento.

Se você quiser saber mais sobre como contruir a sua equipe poderá ver os outros artigos em nosso blog. Dessa forma, poderá dar continuidade à preparação do time. Também estamos à disposição para auxiliar mostrando como o nosso software pode lhe auxiliar. Faça agora uma demonstração do nosso sistema.

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