Conheça os 10 indicadores que vão fazer o diagnóstico completo da sua clínica

Assim como acontece no corpo humano, os problemas de uma empresa podem ser detectados antes mesmo que haja algum sinal ou quando claramente há alguma disfunção

Juliana Aragão

Jornalista com larga experiência em escrita e edição para web em veículos da grande mídia, portais, blogs e redes sociais. Especialista em reportagens e coberturas na área de saúde e em marketing digital.
Juliana Aragão

Não é à toa que um dos termos mais adequados para expressar que um negócio vem galgando um bom desempenho seja “empresa saudável”. Tal qual um organismo vivo, um empreendimento é como uma rede de sistemas interligados que precisam estar em harmonia para seguir funcionando de forma satisfatória.

E exatamente como acontece com um corpo humano, uma pessoa jurídica também tem sintomas de “doenças” que variam em grau de gravidade, precisam ser diagnosticadas, devidamente tratadas e passar por avaliações atentas e periódicas, sob risco de agravamento da condição e de morte.

Para um médico, lidar com esses processos com pacientes é o que há de mais corriqueiro. Anamnese, investigação clínica, exames complementares, medicamentos e, às vezes, o suporte de um cuidado intensivo são parte da rotina básica de um consultório. Mas mesmo quem convive com esse fluxo diariamente muitas vezes não se dá conta de que a própria clínica é um ente complexo funcionando em simbiose que se assemelha a uma estrutura viva e dá sinais quando algo não vai bem.

Imagem: Freepik

Mas como é possível perceber esses sintomas, chegar a um diagnóstico e prescrever um tratamento eficaz para essa forma de vida tão diferente da humana, com demandas e peculiaridades próprias? Para um médico, acostumado a atender pessoas, esse desafio pode não parecer nada simples. Na prática, porém, a familiaridade com alguns termos, a compreensão de conceitos básicos e a ajuda das ferramentas adequadas são um excelente ponto de partida para uma gestão atenta e efetiva de uma clínica, capaz de prevenir problemas e de solucioná-los a tempo com a instituição de tratamentos eficazes.

Antes de tudo, é preciso considerar que, assim como acontece no corpo humano, os problemas de uma empresa podem ser detectados antes mesmo que haja algum sinal ou quando claramente há alguma disfunção. Mas para isso, não existe um arsenal de métodos laboratoriais e de imagem para apontar um diagnóstico como na medicina. 

No caso de um distúrbio na dinâmica empresarial de um clínica ou consultório, como acontece com as demais empresas, a detecção da “enfermidade” se dá a partir da análise de uma série de variáveis – os chamados indicadores no jargão dos negócios. É com base neles que se torna possível fazer uma avaliação profunda e completa, como um raio-X da organização, verificar de onde vem o distúrbio, sua extensão e consequências e, por fim, adotar as providências necessárias para sanar o mal.

Para ajudar você a entender em detalhes como esses parâmetros funcionam e como eles podem ser medidos, preparamos um guia com os principais indicadores de desempenho de clínicas e consultórios cuja avaliação é capaz de apontar o que vai bem e o que precisa ser tratado ou melhorado dentro desse processo complexo da rotina empresarial.

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Conheça então os principais indicadores para analisar como vai o desempenho da sua clínica ou consultório e como eles podem ser utilizados na prática:

NPS

A sigla resume o termo Net Promoter Score, uma métrica essencial na gestão de empresas que consegue medir o grau de satisfação do seu público e a lealdade dele. A premissa é simples: quanto maior a satisfação do seu paciente com a experiência – desde o primeiro contato com sua equipe até o acompanhamento de tratamentos  procedimentos aos quais ele se submete – tanto maior é também a probabilidade de seus clientes retornarem.

Essa avaliação positiva é um dos fatores que mais determinam a possibilidade de seu paciente recomendar seus serviços a amigos e conhecidos. E essa rede de indicações é uma das maiores responsáveis pela atração de novos pacientes sem que você precise buscá-los ativamente. Na prática, este é um ponto essencial para a geração de novas oportunidades e de retorno financeiro.

Mas na rotina corrida de uma clínica, diante de centenas ou de milhares de pacientes cadastrados, identificar os principais responsáveis se torna uma tarefa praticamente impossível. Por isso, o ranqueamento baseado no NPS é uma das funcionalidades da plataforma Gestão DS, alimentada a partir de um feedback solicitado por e-mail. Com base nesses dados, o Gestão DS , de forma automática, gera uma lista segmentada que divide seus pacientes em três categorias distintas: a dos promotores, a dos neutros e a dos detratores.

Fluxo de caixa

Trata-se de um instrumento básico capaz de orientar o planejamento e controle financeiro de uma empresa. Nele, devem ser anotados todos os recebimentos, pagamentos e as receitas e despesas previstas. A partir dele, é possível enxergar não só a situação financeira presente da empresa, como também a futura, e por isso o fluxo de caixa se torna uma das ferramentas mais eficazes para retratar  tanto a disponibilidade no caixa quanto a liquidez da empresa.

Com os dados fornecidos por ele, tomadas de decisão como redução de despesas, planejamento de crescimento e de novos investimentos, tomada de empréstimos e negociações com fornecedores são feitas de forma 100% racional. E todo esse processo, desde a anotação das informações até a consulta detalhada à situação financeira da empresa, pode ser feita de maneira fácil e rápida com a ajuda de um software de gerenciamento, como é o caso do Gestão DS.

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Capital de giro

Para explicar de uma forma mais simples, o capital de giro consiste nos recursos necessários para assegurar a manutenção da empresa e manter sua continuidade. Trata-se, como o próprio nome já diz, de um ciclo financeiro movido por toda a movimentação de dinheiro feita pela empresa, o que engloba o capital já disponível em conta bancária, contas a receber e pagamentos.

Nesse giro, há a entrada de recursos (os chamados ativos) e a saída de valores (passivo) do caixa. Durante esse processo, é mais do que comum haver mais despesas do que receitas em determinados períodos. Por isso, é essencial dispor de recursos suficientes para fazer frente às contas do negócio durante esse intervalo em que é preciso pagar as contas antes de receber ativos que serão pagos futuramente.

Além de garantir o fluxo normal do negócio sem intercorrências financeiras, o capital de giro também viabiliza a principal lógica do empreendedorismo, segundo a qual é preciso primeiro investir para só depois ter o devido retorno, sob a forma de lucro. Nesse processo, o capital de giro consegue cobrir as despesas e as dívidas da empresa antes que chegue o retorno das vendas.

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Resultado operacional

Essa métrica consegue avaliar a operação global da clínica ou do consultório. A conta se baseia na dedução das despesas necessárias ao funcionamento da empresa (como aluguéis, salários, encargos trabalhistas, condomínio, contas de energia, telefone, internet, gastos com marketing etc) dos ganhos obtidos. Com isso, se obtém a chamada demonstração do resultado do exercício (DRE), um indicador primordial capaz de informar não só a sustentabilidade financeira da empresa, mas também o quanto ela apura de ganhos líquidos e como esses resultados se comportam ao longo do tempo.

Outro indicador que integra o DRE é o chamado resultado líquido operacional. Embora muitas vezes fique em segundo plano nas análises financeiras dos negócios, trata-se de um ponto importante na medida de desempenho.

Ele é obtido a partir da redução de valores dos impostos sobre as vendas e de eventuais devoluções feitas por clientes.

Como a palavra “operacional” diz respeito às atividades principais da empresa, apenas se consideram as suas vendas (no caso de consultórios e clínicas, as consultas, procedimentos e tratamentos adquiridos pelos pacientes). Já o termo “líquido” se refere aos valores que efetivamente vão para o caixa da empresa. Assim, em termos gerais, este indicador é capaz de mostrar se uma empresa teve ou não lucro em suas atividades centrais (no caso, a prestação de serviços médicos) em determinado período.

O DRE é uma das funcionalidades disponibilizadas pelo sistema Gestão DS no módulo de gestão financeira, o que permite acesso rápido e prático a indicadores essenciais para medir o desempenho da sua clínica.

ROI

Entre os indicadores econômicos aplicados ao universo dos negócios, o retorno sobre investimento, mais conhecido pelo termo em inglês return on investment (ROI) aparece entre os mais importantes. Trata-se de um conceito comum na análise de investimentos, que se presta principalmente para identificar retornos financeiros, sejam eles potenciais, sejam passados. Em linhas gerais, a métrica do ROI informa, quanto um investidor ganhou ou perdeu com base no dinheiro aplicado em determinado investimento. Com base nisso, ele consegue mostrar uma análise sobre o que aconteceu e dar uma perspectiva sobre o que esperar do futuro.

Assim, o ROI serve como parâmetro para analisar o retorno sobre qualquer tipo de investimento – desde um novo serviço, uma nova unidade da clínica, a aquisição de equipamentos ou uma campanha de marketing focada nos seus pacientes. Desta forma, ele serve como um Norte para indicar se vale a pena seguir adiante com o processo de investimento.

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Novos pacientes

O acompanhamento de novos pacientes é ponto importantíssimo em várias frentes da empresa: na avaliação de seu sucesso, na medição da eficácia da indicação de clientes antigos, no acompanhamento do crescimento e no planejamento de novos investimentos. Como todo negócio, uma clínica ou consultório precisa crescer, expandir serviços e abrir novas unidades. E nada disso é possível sem o alargamento do seu público.

Mais do que enxergar esse crescimento, é essencial olhar como ele se processa e que medidas são eficazes para potencializá-los. Com base na velocidade de chegada de novos pacientes, é possível planejar com mais segurança o caminho e os passos para essa expansão, ter previsões financeiras mais acuradas sobre retorno de investimentos e aproveitar, no momento certo, novas oportunidades de negócios.

Uma das preocupações do sistema Gestão DS foi disponibilizar uma ferramenta capaz de acompanhar em detalhes o aumento de sua base de clientes, possibilitando fazer o rastreio desse crescimento e viabilizando projeções futuras com base em dados confiáveis.

CLIQUE AQUI para receber o infográfico explicando como mapear os indicadores de desempenho de uma clínica

Pacientes recorrentes

Assim como formar uma nova base de clientes, acompanhar e saber exatamente quem são os pacientes com maior número de retornos permite que se planejem ações específicas para este público potencialmente capaz de gerar mais resultados para seu negócio.

Os pacientes recorrentes são os chamados promotores do negócio. Eles são considerados os mais leais ao seu serviço, demonstram índices de satisfação elevados e, por isso, são quem mais recomendam você a novos clientes, num verdadeiro círculo virtuoso de geração de novas oportunidades. E mais do que fazer meras indicações para amigos e conhecidos, um paciente satisfeito funciona como atestado de qualidade do seu trabalho.

A partir dessa observação, o time por trás do Gestão DS se preocupou em oferecer instrumentos automatizados capazes de mapear claramente potenciais consumidores de novos tratamentos oferecidos por sua clínica, o que gera não só um fluxo de retorno constante como estimula a procura de novos pacientes, numa cadeia que só tende a crescer.

Com a ajuda da plataforma, é possível saber como se comporta esse fluxo de pacientes recorrentes. O sistema também tem a funcionalidade de mapear os pacientes mais fiéis de acordo com o Teorema de Pareto, segundo o qual 20% dos seus pacientes representam 80% das suas receitas. Já no ranking financeiro do sistema, é disponibilizada uma ferramenta que mostra os pacientes que mais consomem seus serviços e geram mais receita.

Imagem: Freepik

Tempo médio de consultas

Uma das grandes reclamações de pacientes e possivelmente um ponto determinante de satisfação com o atendimento atualmente é o tempo dispensado pelos médicos para as consultas. Conversas muito breves tendem a dar impressão de falta de atenção e de cuidados por parte do profissional. Mas, ao mesmo tempo, um atendimento excessivamente longo pode significar menos receita. A saída é sempre o equilíbrio.

Com base na média de tempo gasto nas consultas, é possível se ter uma noção sobre a necessidade de ajustes, otimizando ao mesmo tempo seus ganhos, sua agenda e a satisfação dos pacientes. Para isso, o Gestão DS conta com uma ferramenta que faz a contagem do tempo gasto em cada uma das consultas, a partir da abertura dos prontuários na sala de atendimentos, o que permite fazer um cálculo bem preciso do que precisa ser ajustado

Para ter acesso a ferramentas simples e descomplicadas que fazem a mensuração de vários dos indicadores de que você precisa para acompanhar de perto o desempenho da sua clínica e planejar seus crescimento, conheça os planos do Gestão DS e veja como nossa plataforma pode ajudar a turbinar a sua empresa.


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