Como manter a organização dos processos em seu consultório

Vamos apresentar algumas dicas para que sua gestão seja focada no sucesso

Júlia Bernardi

Jornalista, especialista em cultura digital e redes sociais
Coordenadora de Marketing da GestãoDS
Júlia Bernardi

Mesmo que você já tenha seu consultório médico há algum tempo, ainda pode ter algum problema de gestão em seu escopo de trabalho. Nesse caso, a organização do seu consultório não envolve entender sobre o atendimento aos pacientes em si, mas toda orientação de processos. 

Um dos primeiros problemas que pode ser visível por seus pacientes é a quantidade de papéis acumulados na sua sala de espera e, até mesmo, na mesa do médico. Além disso, ter uma agenda desorganizada e no papel pode fazer com que as informações se percam, bem como a quantidade de prontuários eletrônicos empilhados. 

Esse cenário é totalmente contrário a toda organização necessária em um consultório. Por isso, pensar em estratégias para otimizar esse dia a dia pode ser essenciais tanto para o médico quanto para toda equipe. 

A implementação dessas técnicas não é um passo complexo, como pode parecer. Encarar sua clínica médica como um negócio, desde o momento que você abre seu consultório faz toda diferença. 

Sobre organização também queremos ressaltar, além de seus processos, todo o ambiente de trabalho. No entanto, já falamos sobre isso em um texto anterior que você pode clicar agora mesmo para acessar: 

Organização diária da clínica

Normalmente, ao abrir o consultório, o médico e sua equipe, lidam com diferentes processos diariamente. Por isso, manter uma organização é fundamental para que tudo aconteça da melhor forma. 

Compra de produtos, emissão de notas, cobranças de pacientes, preenchimento de fichas de cadastro, fluxo de caixa. Esses são somente alguns pontos que passam pela rotina desses profissionais. Em uma clínica médica, no entanto, essa organização segue alguns princípios e normas específicas baseadas no código de ética. 

Uma dica essencial que queremos ressaltar é a utilização de um software de gestão integrado. Mas, o que queremos dizer com isso? Na verdade, é simplesmente, a obtenção de um sistema que contenha todas as informações de sua clínica que podem ser úteis e necessárias a todo momento. 

Já pensou se você tiver um paciente que retorna depois de 2 anos e você não consegue encontrar seu prontuário em uma pilha de papéis? Com o prontuário eletrônico, a sua busca pode ser feita pelo nome, CPF, telefone e, até mesmo, endereço. Além de encontrar rapidamente, você evita extravios e perdas desses documentos.

Além do prontuário, pense sobre a quantidade de ligações que você pode receber com pacientes querendo realizar trocas de horários. Com uma agenda digital, você pode fazer essa troca rapidamente e conseguir visualizar toda sua semana ou mês de forma simples. Isso é só um dos tópicos que fazem parte da organização de processos do consultório.

Atuação em todos pilares da clínica 

Além disso, outro ponto que deve ser levado em consideração com relação à organização do consultório tem relação direta com sua gestão financeira. Todo administrador sabe a importância da parte de finanças, no entanto, muitos médicos ingressam sem saber da real relevância disso.

A partir disso, é importante que o software de gestão escolhido possua uma ferramenta que possa auxiliar no controle. Ou, ainda, que sua equipe mantenha uma planilha atualizada com todas essas informações. 

gestao financeira organização consultório

Outro fator que pode ser estruturado como uma organização adequada envolve todas atividades dentro da clínica. É importante que toda equipe siga protocolos estruturados de atendimento, de forma a oferecer o melhor tratamento para o paciente.

Com a GestãoDS é possível mapear as atividades diárias de todos em um sistema de lembretes. Assim, médico e secretária têm conhecimento sobre as informações e necessidades do ambiente na rotina diária. Isso auxilia muito na padronização dos processos. 

Mantendo essa organização de processos você poderá orientar melhor tudo que ocorre na sua clínica. Por isso, apostamos em softwares que possam ser complementares ao seu atendimento. Se quiser conhecer mais sobre a GestãoDS, clique no banner abaixo:

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Jornalista, especialista em cultura digital e redes sociais Coordenadora de Marketing da GestãoDS

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