Agenda da Clínica: como organizar e não perder tempo

Bruna Casser

Publicitária e produtora de conteúdo no Marketing da GestãoDS
Bruna Casser

A rotina agitada das clínicas faz com que a organização seja essencial e necessária para a manutenção do fluxo. Você já sentiu que, em algum momento de seu trabalho, faltou informações sobre seus pacientes? Ou até mesmo uma comunicação entre você e sua secretária sobre o atendimento?

A agenda da clínica entra como o primeiro ponto deste fluxo de organização. Para amenizar as consequências de imprevistos, como atrasos e cancelamentos, é importante uma boa gestão da agenda de pacientes. 

Sente falta disso em sua clínica? Abaixo iremos mostrar algumas dicas que separamos para você pode implementar na sua clínica.

Utilize uma agenda eletrônica

O uso da agenda eletrônica traz certo receio por parte de alguns médicos. Contudo, já mostramos aqui as vantagens para você trocar a sua agenda de papel e repensar a melhor opção para a sua clínica.

Também destacamos que, manter sua rotina de agendamento não exige grandes mudanças, tudo se mantém na sua zona de conforto. No entanto, com o papel você acaba perdendo agilidade, tempo e dinheiro, o que prejudica o andamento da clínica e o relacionamento com o cliente.

Com a agenda eletrônica você tem organização e agilidade, o que facilita em momentos de grande fluxo em sua clínica. A agilidade pode ser percebida no momento em que várias pessoas estão querendo marcar consultas por telefone ou presencialmente.

Agora que você sabe as funcionalidades de uma agenda eletrônica, chegou o momento de conhecer as opções disponíveis, comparar suas vantagens e desvantagens e escolher a que mais se encaixa com o perfil de sua empresa.

Conheça a rotina da sua clínica

Entendendo bem a sua clínica você consegue tomar as melhores decisões de acordo com as suas necessidades. O tempo médio de consulta, para cada procedimento ou exame, número de atendimentos por dia e horário de atendimento são algumas delas.

Estas informações podem evitar estresse ocasionado por uma agenda atrasada, assim como lhe fornecer um conhecimento prévio sobre seus pacientes e seus procedimentos.  

Leve em conta a rotina de acordo com a sua área de atuação profissional, analisando informações como: quantas clínica atende, qual o tempo de deslocamento entre elas e o período de atendimento ou quanto tempo é necessário para organizar os materiais para o paciente.

A agenda que você utiliza se adequa a estes fatores? Se a sua resposta for não, está na hora de fazer uma troca para que isso não seja uma dificuldade na sua clínica.

Organize os agendamentos

Entender a fluidez de sua clínica é fundamental. Ter dados sobre as consultas e as diferenças entre primeiro atendimento, retorno, procedimentos e saber o tempo que é necessário para cada um é importante para a organização. Tudo isto pode ser facilitado com o uso da agenda eletrônica.

Para uma organização visual você poderá diferenciar cada agendamento através de cores. Desta maneira, você saberá o que virá em seguida e poderá intercalar os tipos de consulta. Com isso, você terá uma margem de tempo para evitar os atrasos.

Para evitar conflito nos horários a dica é determinar um tempo de intervalo entre os agendamentos, dando 15-30 minutos de uma consulta para outra. Este tempo será útil para que sua equipe continue o cadastro de seu paciente e verifique informações.

Conheça seus pacientes

É imprescindível você conhecer bem o seu público, e mais ainda conhecer os seus pacientes mais assíduos. Além do tipo de consulta e problemas de saúde, você tem que ficar atento aos atrasos e tempo de espera deste paciente. Desta maneira, fica mais fácil intercalar horários e prever possíveis imprevistos ao realizar o agendamento.

Para evitar o absenteísmo, registre todas informações sobre os seus pacientes. Em um prontuário eletrônico é possível indicar o motivo do cancelamento de uma consulta, assim como inserir informações necessárias sobre eles.

Conhecendo bem seu público, você poderá estabelecer uma relação de confiança entre a clínica e o paciente. Isso irá lhe trará mais organização e, consequentemente, mais rendimento.

Confirme a consulta

Você já deve ter percebido que, quando as consultas são marcadas com muita antecedência, as pessoas esquecem do agendamento. Por isso, porque não solucionar esse problema de maneira simples?

As mensagens de confirmação e os lembretes de consultas pode ser enviadas se você possui um prontuário eletrônico em sua clínica. As mensagens são enviadas automaticamente e personalizadas de acordo com o agendamento do paciente.

Ao receber a mensagem o paciente irá relembrar os dados de sua consulta (horário, data, nome do médico, local, etc) e terá anotado todas informações necessárias. Esta é uma das melhores formas de evitar atrasos e confusão de horários.

O envio destas mensagens pode ser feito de acordo com a sua necessidade. A dica é utilizar este recurso 48 a 24 horas antes da consulta. Desta forma, você não corre o risco do paciente esquecer novamente e, caso ocorra cancelamento, dar tempo de marcar outra consulta caso o horário fique vago.

Esse envio, também, pode ser automatizado através de um sistema de agenda eletrônica. Quer conhecer melhor essa e outras vantagens da GestãoDS? Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita clicando no banner abaixo:

Acesse sua agenda de qualquer lugar

Como uma última dica queremos mostrar para você a mobilidade que a agenda eletrônica lhe proporciona. Por isso, ela torna-se um facilitador para o médico e para todos que trabalham na clínica.

Além de permitir o acesso simultâneo para toda a equipe, a agenda sempre estará disponível e atualizada em todos locais. No celular, no computador, no tablet, seja de casa, da clínica ou até mesmo na rua.

Ao escolher uma agenda eletrônica, lembre-se de verificar se ela irá lhe permitir esta mobilidade. Com a GestãoDS você tem a certeza de que poderá acessar a sua agenda quando e onde quiser!


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