Bruna Casser
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Ser uma secretária de clínica não é uma tarefa simples. Resolver situações do dia a dia, acalmar pacientes e ainda garantir um bom atendimento são algumas das funções. Manter a organização da clínica é tão importante quanto em qualquer outro negócio.
Além disso, elas precisam resolver as questões administrativas, como agendamento de consultas, organização de prontuários e comunicação interna da clínica.
Ao trabalhar juntos, o médico e a secretária podem transformar uma consulta em uma experiência para o paciente. Sendo assim, toda a jornada dele dentro da clínica deve ser levada em conta. Melhorar esta interação, que tem início com o contato com a secretária, é o segredo para fidelizar um paciente.
Quer entender mais como o trabalho da secretária pode auxiliar no crescimento de sua clínica? Confira abaixo as funções, executadas por esta pessoa, que são fundamentais para todo fluxo de trabalho.
Otimizar o processo
Manter uma comunicação efetiva e uma base eficiente de informações de seus clientes é uma das funções desta pessoa. Através do controle dos agendamentos e dos cadastros dos pacientes de forma otimizada, ela poderá orientar melhor sua atenção.
Em um momento mais distante, isso trará uma melhora no fluxo na clínica
É a secretária quem lida com os pacientes que faltam às suas consultas e será responsável por contatá-los para fazer um reagendamento. Do mesmo modo, trata com os pacientes estressados por não conseguir um horário que lhe agrade e tantos outros problemas. Por isso, essa otimização é essencial no dia a dia da sua clínica.
Comunicação Interna
Além de cuidar bem dos pacientes, a secretária será responsável por prestar assistência ao médico a todo momento. Isto pode ser feito através de ferramentas que auxiliem a comunicação interna entre eles, o que irá facilitar a troca de informações sem a necessidade de locomoção.
Existem ferramentas que auxiliam nesta comunicação, como a GestãoDS, com a possibilidade de um chat interno entre os funcionários da clínica e o médico.
Na clínica ou no consultório, o médico possui o papel fundamental de tratar os seus pacientes e lhe prestar conforto e atenção. No entanto, existem atividades que, por questões de logística, o médico não consegue desempenhar. Por isso, as secretarias irão acompanhar todos os processos do consultório.
Saber as tarefas necessárias dentro da clínica e otimizar a agenda é de grande importância. Mas, tudo isto vai além pois estamos lidando com pessoas. Este atendimento ao paciente é tão importante quanto qualquer outro fluxo dentro da clínica, e é o que iremos mostrar no próximo ponto.
Atendimento ao paciente
Como comentamos anteriormente, a secretária é a primeira pessoa a ter contato com o paciente e prestar auxílio. Desta forma, elas têm importância fundamental, pois a maneira com que ela o recebe pode ser um fator que irá modificar a experiência.
Desde o momento do agendamento da consulta até a primeira impressão, todos os detalhes do contato inicial, até os mais pequenos, devem ser pensados e preparados para encantar o paciente.
Melhorias na clínica
Por ter conhecimento de todas as áreas e saber como é o atendimento com o público e quais as necessidades da clínica, a secretária pode ser a pessoa responsável por trazer melhorias para seu local de trabalho.
Hoje existem diversas ferramentas que facilitam e agilizam o trabalho tanto na recepção quanto no próprio consultório. Um dos exemplos é o o uso do prontuário eletrônico para agendamento e evolução de pacientes.
Mesmo que esteja em um dia ruim ou com um problema particular, quando está na clínica a secretária coloca o profissionalismo acima dos problemas. O objetivo final é que os pacientes se sintam satisfeitos e com confiança durante todo atendimento.
A missão estará cumprida com a certeza de que o paciente retornará sempre que precisar de uma nova consulta. Desta forma, o papel da recepcionista é essencial para que o consultório funcione.
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