3 estratégias para otimizar a rotina da secretária com GestãoDS

Júlia Bernardi

Júlia Bernardi

Jornalista, especialista em cultura digital e redes sociais
Coordenadora de Marketing da GestãoDS
Júlia Bernardi

Um dos principais problemas enfrentados em uma clínica médica pode ser a falta de pacientes, ou até mesmo, a desorganização sobre a vinda deles. Porém, essa situação pode ser resolvida com a escolha de uma boa secretária.

No entanto, a pessoa escolhida para a função precisa ser munida de algumas estratégias para otimizar a sua rotina diária. A seguir vamos apresentar algumas técnicas para que sua secretária possa aplicar totalmente suas habilidades.

Mais que isso: ser parte da gestão de sucesso da sua clínica. Somente com uma gestão organizada é possível economizar tempo e dinheiro, dois pilares principais na área médica.

1. Organização da rotina diária

A primeira estratégia dominada por uma secretária em clínica médica é o contato com a tecnologia. Aqui, não estamos falando apenas de saber ligar o computador, mas utilizá-la de forma a otimizar a rotina.

Vamos pensar num dia a dia básico da secretária. O primeiro passo ao chegar no consultório é organizar um checklist com atividades do dia. Ele é essencial para que tudo seja feito até o fim do expediente.

Para isso, ela pode contar com planilhas e recursos de um smartphone que servem como lembrete diário. No entanto, se ela tiver um software de gestão completo poderá manter lembretes para as atividades e a GestãoDS possui essa ferramenta.

Seguindo, é importante que os agendamentos estejam organizados. A secretária pode simplesmente anotar numa agenda de papel ou, ainda mais, colocar em um calendário ou planilha do computador.

Porém, o software que falamos anteriormente também terá essa funcionalidade fazendo com que de qualquer local, médico e secretária, possam acompanhar os agendamentos.

Exemplo prático

Ainda falando sobre gestão, é possível realizar uma tarefa muito prática para trazer mais pacientes.

Para isso, seguiremos um simples exemplo: Dr. João está com poucas cirurgias no mês de abril, porém realizou muitas consultas nos últimos meses, fez orçamentos, mas não teve o mesmo número de retorno das operações.

Se a secretária de João possuir essa parte em uma planilha organizada conseguirá mapear os pacientes que não fecharam entrar em contato e buscar mais cirurgias.

Simples não é mesmo?! Não? Bom, sabemos que a secretária não tinha esses dados cadastrados, então isso já se torna um problema para a clínica. No entanto, João já utiliza a GestãoDS há seis meses e sempre cadastrava os pacientes como Oportunidades.

As oportunidades seriam exatamente esses pacientes: fizeram uma consulta, orçaram uma cirurgia, mas acabaram não marcando no momento. Ao entrar na aba referente ao segmento, João encontrou mais de 40 pacientes aguardando contato.

Bom, era chegada a hora da secretária atuar no contato, buscando aumentar o retorno para que o mês de abril não ficasse negativo.

Esse exemplo só demonstra a necessidade de um software de gestão que atue em frentes diferentes. Ou seja, que consiga resolver problemas relacionados ao prontuário e prescrição eletrônica e que também envolva o relacionamento com o cliente e gestão financeira.

2. Confirmação de agendamentos dos pacientes

Depois disso, é preciso confirmar os agendamentos. A secretária pode ligar para cada um deles ou, simplesmente, aguardar que eles liguem. Por isso, além de gastar muito mais tempo e até dinheiro com o telefone, opte por um software que tenha o processamento de e-mails e SMS para confirmação de consultas.

Assim, uma tarefa é tirada da rotina e sua secretária poderá auxiliar em tarefas administrativas. Falando nisso, você já pensou na questão financeira e como ela é feita dentro da clínica? Bom, a sua secretária pode auxiliar diretamente nessa função. Mas, para saber como, você precisa acompanhar a próxima dica.

Veja que estamos dando todas essas dicas antes mesmo que o paciente chegue até a clínica! Por isso, tudo precisa estar muito organizado e com tarefas otimizadas.

Sabendo disso, você já se perguntou como está a gestão da sua clínica? Clique no banner abaixo, baixe a planilha gratuitamente e entenda como utilizar técnicas que possam aprimorar seus resultados.

3. Comunicação com o médico

Nesse ponto, é essencial estar em contato direto com o médico. A secretária e o médico integrados e conectados fazem a diferença para uma clínica de sucesso. Para isso, devem saber como estão todos processos e pacientes da clínica.

Uma das ferramentas que auxilia nessa comunicação no dia a dia é um chat interno para a clínica. Dessa forma, durante a consulta o médico poderá chamar a secretária sem interromper a conversa. E mais: passar informações sobre o paciente, sem causar constrangimentos.

Essa ferramenta faz parte dos softwares de gestão que apresentam a integração de um prontuário eletrônico com técnicas que envolvem a fidelização e melhor atendimentos aos pacientes.

Alinhado a isso, a gestão financeira pode ser feita com maior atenção utilizando um software de gestão de consultórios médicos. Ao lançar os dados referentes a pagamentos de pacientes ou cobranças de aluguel é possível ter um controle da clínica.

A secretária adiciona as informações no software e o médico acompanha o processo mensalmente. Essa é uma técnica muito utilizada atualmente.

O objetivo principal da secretária é manter o ambiente acolhedor, oferecendo atenção e, até mesmo, tirando todas as dúvidas antes do paciente entrar na consulta. A facilidade de trabalhar com diversas ferramentas tecnológicas é essencial para otimizar o dia a dia de trabalho dentro da clínica.


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