3 dicas para a sua secretária representar o seu consultório

Algumas dicas simples podem transformar a sua secretária em um espelho do seu consultório e atendimento

Júlia Bernardi

Jornalista, especialista em cultura digital e redes sociais
Coordenadora de Marketing da GestãoDS
Júlia Bernardi

Você já deve ter percebido que, normalmente, o primeiro contato do seu paciente no consultório é com sua secretária. Por isso, é importante que ela e toda equipe estejam alinhados. Porque dependendo do atendimento inicial que ela der, o paciente pode se sentir acolhido ou não dentro de seu consultório.

Dessa forma, é importante que a pessoa que trabalha em sua recepção represente muito bem tudo que você espera da sua clínica médica. Assim, se quer transmitir uma imagem de acolhimento ou seriedade é preciso que esse pré-atendimento até mesmo pelo telefone ou nas redes sociais seja mantido.

Essa comunicação é primordial para seu paciente sinta-se bem em todo processo. Muitas vezes, ele está realizando uma cirurgia que seria o sonho de vida dele, por isso, é tão primordial tomar cuidado em todas ações e representar ao máximo a mensagem que o consultório que passar através da secretária.

Está curioso para saber como fazer isso? A seguir vamos apresentar 3 dicas práticas que você pode começar fazendo agora mesmo!

Transforme a sua secretária na porta de entrada para conquista de novos pacientes e fidelização dos que já estão com você.

Boa leitura!

1. Alinhe qual comportamento você espera dela

O primeiro ponto que você deve organizar com sua secretária é alinhar corretamente qual o comportamento que você espera que ela tenha com seus pacientes no seu consultório. É claro que, cordialidade e organização são pontos primordiais para a profissional. Mesmo assim, é importante ressaltar qual é a mensagem que sua clínica quer transmitir.

Por isso, deixe claro que manter o sorriso no rosto e a animação são tons primordiais para que uma clínica transmita segurança e confiança. Ainda, oferecer uma água ou café podem ser coisas simples que deixam seu paciente agradecido.

Mas caso você queira optar por um diferencial muito grande, porque não tentar instruir sua secretária a oferecer conteúdos educativos para seus pacientes, já pensou nisso?

Nesse caso, o objetivo é fazer com que ele leia e assista assuntos de seu interesse relacionados ao atendimento. Assim, o esclarecimento no contato com o médico será melhor.

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2. Mapeie os objetivos da sua clínica

Depois que você alinhou o comportamento que espera da sua secretária, mapeie corretamente os objetivos da sua clínica. Alguns deles podem ser suas metas mensais, semanais e anuais para que a sua secretária consiga entender a sua função. Além disso, deixe bem claro quais são as atividades primordiais no dia a dia dela.

Por exemplo, uma secretária poderá ser responsável somente pelo atendimento telefônico, marcação de consultas e contato com os pacientes. Outras, por exemplo, poderão ter controle maior da parte financeira ou, até mesmo, em busca da fidelização de cada pessoa que realiza um procedimento ou cirurgia.

Independente de quais forem as atividades da sua secretária, é importante que ela tenha domínio para perfeita realização delas. Além disso, há um tópico muito importante que deixamos para o fim e, com certeza, faz toda diferença nesse processo.

3. Mantenha a motivação no atendimento

Esse é o tópico que move a alegria no trabalho de todas pessoas: motivação. Profissionais motivados rendem muito mais e também conseguem produzir atividades de acordo com o que você espera deles. Por isso, mantenha esse lema na sua clínica.

Assim, demonstre constantemente em reuniões de equipe, a importância da secretária para a permanência do paciente. Se ele não se sentir acolhido desde o início poderá não seguir com você ou, até mesmo, indicá-lo. Para isso utilizar ferramentas que otimizem o dia a dia dela como um software de gestão integrado pode ser um mecanismo para aumentar essa motivação.

Com essas 3 dicas esperamos que tenha ficado mais fácil entender como fazer com que sua secretária represente sua clínica. É ela quem vai passar tudo que é necessário para o seu paciente, antes ou até mesmo depois da consulta. Se quiser entender como a GestãoDS pode ajudar você no processo de otimização, clique no banner abaixo:

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Jornalista, especialista em cultura digital e redes sociais Coordenadora de Marketing da GestãoDS

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