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3 dicas de organização para as recepcionistas da clínica

Você, recepcionista de clínica médica, já passou por momentos em que não conseguia resolver tantas situações confusas? A falta de organização em uma clínica pode abalar muitas situações do dia das recepcionistas.

Com o telefone tocando sem parar, diversas pessoas querendo marcar consulta ao mesmo tempo, pacientes irritados com a demora. Em casos mais graves, pode causar a falta de retorno das recepcionistas para o médico.

Sabendo disto, é visto que recepcionistas e secretárias detêm um papel importante no momento da organização em qualquer clínica médica. Manter este fluxo funcionando é uma das funções mais importantes de uma secretária. Desta forma, é seu papel fazer com que tudo esteja preparado para o momento da consulta.

Além disto, você será a primeira pessoa a ter contato com o paciente! Tendo, portanto, a responsabilidade de acolher e atendê-lo com eficiência. Para isso, deverá solucionar seus problemas de maneira ágil.

Pensando em auxiliar o trabalho das recepcionistas, separamos 3 dicas para que o trabalho flua com mais agilidade e facilidade:

ORGANIZAÇÃO DA CLÍNICA

Dentre as inúmeras atribuições e tarefas para as recepcionistas, uma das partes mais importantes para a organização da clínica é a agenda.  Por ser o principal organizador dos pacientes que chegam e saem, ela contém todas informações necessárias deles.

Além disto, atender telefonemas, realizar agendamentos, anotar recados e transferir informações transformam a vida na clínica corrida. Criar um cronograma ou um checklist das atividades diárias pode auxiliar nisso.

Dentre as suas principais tarefas devem estar presentes em seu checklist:

  • Checar consultas confirmadas e canceladas do dia;
  • Verificar as informações dos pacientes que chegam na clínica;
  • Organizar caixa e pagamentos;
  • Conversar e entender o dia do médico.

Desta maneira, você irá trabalhar tendo a organização como ferramenta principal. Assim, terá tempo para desenvolver todas as atividades necessárias, sem se atrasar ou perder compromissos importantes.

CONHECIMENTO DIGITAL

Trazendo melhorias no momento da organização, cada vez mais a tecnologia está tomando conta do ambiente de trabalho. Desta forma, ela pode otimizar o seu trabalho, assim como trazer agilidade e eficiência em suas funções.

Mexer em ferramentas como o computador para enviar e receber e-mails, editar textos e anexar imagens são funções que trazem praticidade. Assim como utilizar as redes sociais, pois apostar na presença digital da clínica traz diversas vantagens.

O investimento neste aprendizado é muito válido, pois você irá aprender a usar as ferramentas e, com a prática, não irá mais esquecer. Tudo isto irá facilitar a sua organização na clínica, assim como o desempenho dos médicos e o atendimento aos pacientes.

APROVEITAR AS FERRAMENTAS

Entendendo como o digital pode auxiliar no fluxo de trabalho, você pode fazer uso de smartphones para acesso à internet e Whatsapp. Outros aparelhos como os fones de ouvido podem agilizar as ligações telefônicas. Você também deve contar com aquelas ferramentas tradicionais como telefone, planilhas e computador.  

Uma destas ferramentas digitais mais utilizadas ultimamente é o prontuário eletrônico que, com o auxílio da tecnologia, irá facilitar desde tarefas simples até as mais complexas. Dentre elas: a agilidade no agendamento, captação de informações dos pacientes, prontuário de dados médicos e mobilidade.

Além disso, a parte financeira também é facilitada. Com o prontuário eletrônico ideal, os relatórios são digitais e você não perde nenhum valor. Dessa forma, tem controle de entradas e saídas, sistema de repasses, diferenciação de permissões de acesso ao seu caixa.

Agora que você tem várias dicas para organizar a sua clínica como recepcionista, que tal colocar em prática organizando suas próximas atividades?

Se a clínica na qual você atua oferece a possibilidade de usar desses e outras ferramentas, aproveite-as da melhor maneira que puder.

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